Plan de remboursement

Démystifier les plans de remboursement : un guide complet

Naviguer dans les subtilités des plans de remboursement est essentiel tant pour les employeurs que pour les employés. Plongeons dans le monde des plans de remboursement, en explorant leurs différents types, les réglementations de l'IRS et des exemples courants de dépenses remboursables.

Dévoilement des plans de remboursement : un examen plus approfondi

Aperçu: Les plans de remboursement englobent une gamme de stratégies utilisées par les employeurs pour indemniser les employés pour les dépenses liées au travail, notamment les frais médicaux, de déplacement, de repas et de divertissement. Ces régimes permettent aux employeurs de couvrir avec précision les dépenses engagées par les employés, évitant ainsi d'avoir besoin d'allocations importantes ou d'augmentations de rémunération.

Types de plans de remboursement: Les plans de remboursement se présentent sous différentes formes, telles que des plans responsables et non responsables, des avantages sociaux de minimis et des allocations pour le kilométrage et les déplacements en automobile. Dans le cadre de ces régimes, les employés doivent fournir des relevés détaillés des dépenses sous forme de journaux ou de reçus pour faciliter un remboursement précis.

Réglementation et conformité de l'IRS

Publication 535: Selon la publication IRS 535, Business Expenses, les dépenses professionnelles déductibles doivent être à la fois ordinaires et nécessaires. Cela implique que les dépenses doivent être courantes et acceptées dans l'industrie, ainsi qu'utiles et appropriées pour le commerce ou l'entreprise. Les employeurs doivent respecter ces lignes directrices lors de la mise en œuvre des plans de remboursement.

Exigences de l'État: Certains États, comme la Californie, exigent que les employeurs remboursent aux employés les dépenses raisonnables liées au travail. Pour se conformer aux réglementations de l'État, les employeurs doivent établir des plans écrits responsables et garantir une documentation appropriée des dépenses. Ne pas le faire peut entraîner des conséquences juridiques.

Dépenses communes remboursables

Transport: Les frais de transport remboursables englobent les frais de déplacement liés au travail, y compris les frais de véhicule, les repas, l'hébergement et les frais de divertissement. Les employeurs remboursent souvent les employés utilisant leur véhicule personnel à un taux kilométrique standard fixé par l'IRS.

Fournitures: Les fournitures nécessaires achetées par les employés peuvent être remboursées, à condition qu'elles soient obtenues conformément à un plan responsable.

Repas et divertissements: Les frais engagés pour les repas et les divertissements au sein du domicile fiscal d'un employé sont remboursables s'ils répondent à un objectif commercial démontrable.